Cuánto cuesta un PMS hotelero: modelos de precio y costes que no se ven

La respuesta honesta a "¿cuánto cuesta un PMS?" es que depende de cómo lo cobre cada proveedor, y muchos no publican el precio: te piden que reserves una demostración y te mandan un presupuesto. Para comparar con criterio hace falta entender primero los modelos y después sumar lo que el precio inicial no incluye.

Los tres modelos de precio más habituales

• Por habitación y mes. Pagas una cantidad por cada habitación del hotel. Es cómodo de calcular y escala con el tamaño, pero muchos planes añaden un mínimo mensual que hace que un alojamiento pequeño pague, en proporción, más por habitación.
• Tarifa plana por niveles. Un precio fijo por hotel o por tramo de habitaciones. Es más fácil de presupuestar; conviene mirar dónde cambia de tramo.
• Licencia local de pago único. Compras el programa y lo instalas en tus equipos. Un comparador publicado por un proveedor de software recoge un abanico enorme, desde unos pocos dólares por habitación y mes en la nube hasta licencias de seis cifras en sistemas para grandes operaciones. Tómalo como orden de magnitud, no como lista de precios, porque lo escribe quien vende software.

Los costes que no salen en el "desde"

Lo que más descuadra un presupuesto no es la cuota mensual, sino lo que se añade alrededor:

• Alta o implantación. Algunas empresas cobran por configurar el sistema y cargar tus datos.
• Formación. Por sesión, por usuario o incluida: pregunta.
• El gestor de canales como módulo aparte. Con frecuencia el precio base no incluye la conexión con Booking.com y Expedia, que es lo que evita el overbooking.
• Procesamiento de pagos. Si el sistema cobra un margen sobre cada transacción, ese coste es permanente y crece con tus ventas.
• Mínimos mensuales y tramos. Un precio por habitación con mínimo no es lo mismo que un precio por habitación sin mínimo.
• Integraciones. Facturación, puertas, telefonía u otros sistemas pueden costar aparte.

El mismo comparador sostiene que estos extras suelen duplicar la factura del primer año. No es una cifra verificada de forma independiente, pero la idea es útil: nunca compares solo la cuota.

Cómo comparar presupuestos sin perderte

1. Pide a cada proveedor el coste total de los primeros doce meses, por escrito.
2. Calcula tú la parte variable: habitaciones por precio por habitación por doce meses, más alta, formación y módulos que necesites de verdad.
3. Pregunta qué cambia si el hotel crece o si abres una temporada con más habitaciones.
4. Pregunta si puedes salir y llevarte tus datos, y en qué formato.
5. Compara también lo que no se paga con dinero: tiempo de implantación y de aprendizaje del equipo.

Un alojamiento pequeño paga distinto que uno grande

El efecto del mínimo mensual es el que más sorprende a los alojamientos pequeños. Si un plan cobra "desde" una cantidad por habitación pero exige un mínimo por hotel, el precio por habitación solo coincide con el anunciado cuando superas cierto tamaño; por debajo, pagas el mínimo y cada habitación te sale más cara. Antes de comparar, divide el total anual entre tus habitaciones: ese número, el coste real por habitación, es el que permite comparar un plan con mínimo con otro de tarifa plana.

Lo mismo pasa al revés con la tarifa plana: si tu hotel está en el tramo bajo de un nivel, pagas más por habitación que uno que llena el tramo. No hay un modelo mejor en abstracto; hay uno que encaja con tu tamaño y con lo que de verdad vas a usar.

La cuenta a doce meses, en una fórmula

Para poner todos los presupuestos en la misma moneda, usa siempre la misma cuenta:

• Cuota mensual real (con el mínimo, si lo hay) multiplicada por doce.
• Más el alta o la implantación, una sola vez.
• Más la formación, si se cobra.
• Más cada módulo que necesites desde el primer día (gestor de canales, pagos, facturación).
• Más el margen sobre los pagos que procese el sistema, si lo hay, estimado con tu volumen real.

El resultado, dividido entre tus habitaciones, es el coste anual por habitación. Y recuerda sumar lo que no se ve en la factura: las horas de tu equipo en aprender el sistema y en pasar los datos del anterior.

Si estás empezando a mirar opciones, también te puede ayudar leer qué incluye de verdad un PMS hotelero gratis.