PMS hotelero gratis: qué incluye de verdad y qué preguntar antes de elegir

Si buscas un PMS hotelero gratis, la primera sorpresa es que "gratis" no significa lo mismo en todas las páginas. A veces es una prueba que caduca, a veces un plan con tantos límites que no sirve para trabajar y a veces un sistema sin cuota mensual que se cobra por otro lado. Elegir bien empieza por saber cuál de esos casos tienes delante.

Los cuatro significados de "gratis"

• Prueba gratuita. Funciona completo durante unos días o semanas y después pasas a pagar. Sirve para probar, no para gestionar el hotel sin gastar.
• Plan gratuito con límites. Se queda gratis, pero con un tope de habitaciones, de usuarios o de módulos. Pregunta cuál es el tope antes de migrar tus datos: un límite que descubres en temporada alta sale caro.
• Sin cuota, con comisión. No pagas mensualidad, pero se cobra un importe o un porcentaje por cada reserva. Si tu volumen crece, el coste crece con él.
• Gratis el sistema, de pago lo que lo hace útil. El PMS no cuesta, pero la conexión con Booking.com y Expedia, los pagos, el soporte o la formación se contratan aparte.

Ninguno es deshonesto por sí mismo. Lo que importa es que lo sepas antes de depender de él.

Qué debería cubrir un PMS gratuito para el día a día

Deja a un lado las listas largas de funciones y piensa en lo que la recepción hace cada día:

• Crear, modificar y buscar reservas, incluidas las de grupo con varias habitaciones.
• Registrar la llegada y la salida de los huéspedes y tratar los no presentados.
• Llevar la cuenta de cada estancia: tarifa, extras, pagos e impuestos.
• Saber en qué estado está cada habitación (sucia, limpia, inspeccionada, fuera de servicio).
• Cerrar el día con una comprobación de lo que ha pasado.
• Sacar los informes básicos: ocupación, ingresos y los indicadores que usas para decidir precios.
• Incorporar las reservas que llegan de Booking.com y Expedia, ya sea importando un archivo o con sincronización.

Ocho preguntas antes de elegir

1. ¿Es gratis para siempre o es una prueba?
2. ¿Hay un tope de habitaciones, usuarios o reservas?
3. ¿Cobran algo por reserva, por pago o por canal?
4. ¿Qué módulos son de pago y cuánto cuesta cada uno, publicado y por escrito?
5. ¿Cómo entran las reservas de las agencias online: a mano, por archivo o en tiempo real?
6. ¿Puedo exportar mis datos (huéspedes, reservas, cargos) cuando quiera, y en qué formato?
7. ¿Está en mi idioma, también los documentos que se imprimen para el huésped?
8. ¿Quién me atiende si algo falla y en qué horario?

Lo que un PMS gratuito no resuelve por sí solo

La parte que más pesa en el coste de un error es la sincronización con los canales de venta. Mientras las reservas de las agencias online entren por importación de archivos, hay un intervalo entre que se vende una habitación y que el resto de calendarios lo sabe, y en ese intervalo puede venderse dos veces. Se puede gestionar con disciplina (importar tras cada reserva, cerrar pronto las habitaciones con pocas unidades), pero no desaparece del todo. Lo explicamos con detalle en cómo evitar el overbooking.

Si la sincronización en directo es imprescindible para tu hotel, busca un sistema que la ofrezca, gratuito o no, y pregunta cuánto cuesta y quién la configura. Si todavía no lo es, empezar con un plan gratuito y subir más adelante es una forma razonable de no pagar por algo que aún no usas.

Si quieres comparar cifras, mira cuánto cuesta un PMS hotelero y qué costes no aparecen en el precio "desde". Y si prefieres ver el producto, está la página de PA PMS.